什么时候撕碎我的财产的财务文件是安全的?

如果你的公司有太多的文件柜装满了会计记录和税务支持文件, 你可能有一种冲动，想把它们全部拉出来，在工作室里燃起篝火. 但除了在办公室里纵火违反了十几项安全标准之外, 一次性清除所有文档不一定是正确的方法. 美国国税局和其他外部机构可以在你报税后的几年内为你的纳税申报单提供支持, 所以最好把它们放在手边.

如果有其他人准备纳税申报单，bt365手机app要保留记录

就因为你没有准备好自己的联邦政府, 状态, 当地的纳税申报单并不意味着你没有最终的责任. 如果你的税务服务提供商的报税方式有问题, 国税局会通知你的, 你要负责解决这个问题.

除了, 国税局有权冻结你的银行账户，没收资金，直到他们从你的机构得到他们需要的东西.

我应该保存多长时间的财务文件?

在释放存储空间和维护完整的记录以备国税局审查之间需要取得平衡. 有些文件你只需要保存几年, 而其他的则是至关重要的，应该永久保存. 虽然某些特殊情况可能会改变这些一般指导方针, 以下是你可能需要保存的文件类型的起始列表:

永久记录

• 注册会计师事务所的审计报告
• 现金的书
• 图表的帐户
• 支付重要款项的支票，如税款、购买财产等.
• 重要函件，如法律事务
• 契约，抵押和出售票据
• 财务报表
• 保险记录、索赔和保单
• 由外部评估师进行的财产评估
• 纳税申报单和工作表
• 任何商标注册

保存7年

• 应付/应收帐款分类账和明细表
• 解决事故报告和索赔
• 费用分析和费用分配时间表
• 库存产品、材料或供应品的库存
• 来自客户或供应商的发票
• 支付给供应商、员工等的凭证.

保存3年

• 员工人事记录(离职后)
• 员工申请
• 保险到期
• 内部审计报告
• 雇员储蓄债券登记记录

保存1年

• 银行对账
• 与客户/供应商的日常通信
• 采购订单
• 重复的存款单

LIHTC-specific文档

对购买了低收入住宅税收抵免(LIHTC)房产的业主, 还有一些额外的文档保留要求需要考虑. 因为大多数LIHTC物业都在15年的时间框架内, 你应该保存好你的税务文件, 包括额外的第一年信息, 所以你知道15年后要取出什么. 这些包括:

• 8609年代美国国税局形式
• 税收抵免到期时间表
• 第一年的纳税申报单(以及第一年的附加纳税申报单)

如何存储文档?

你可能已经猜到了, 税务和支持文件包含敏感信息, 比如你的员工身份证号码, 收入金额及来源, 还有银行账号. 如果你有这些书面记录，把它们锁起来.

对于数字记录来说, 如果可能的话，将它们加密或使用密码保护, 并至少退到了另一个地方. 有许多在线服务提供加密数据存储和自动备份, 一些免费的. 如果这还不够的话, 你也可以将这些信息保存在闪存盘或内部服务器上，随时都可以访问.

拿不准的时候，保留它

一如既往，在删除或销毁财务记录之前，请咨询注册会计师或财务顾问. 尽管你的文件系统可能已经挤爆了, 在这种情况下, 安全总比后悔好. 如果你拥有LIHTC、住房和城市发展部或农村发展(RD)物业，你也可以 bt365手机app 针对您的具体情况，请专家审核员提供关于文档保留的建议.